New Work & Remote
Wenn deine Daten so mobil sind wie du selbst.
New Work und Remote-Arbeit verändern grundlegend, wie du mit Dokumenten arbeitest. Wenn dein Team an unterschiedlichen Standorten oder im Homeoffice arbeitet, brauchst du ein digitales, sicheres Dokumentenmanagement – ohne Medienbruch und ohne Kompromisse bei der Sicherheit.
Dokumenten-Management
Mit ALOS digitalisierst du Belege, E-Akten, Korrespondenz und Dokumentationen und archivierst sie elektronisch mit moderner Scan-Technologie.
Deine Vorteile auf einen Blick:
- Zeitersparnis
kein „Postlauf“ mehr zu bestimmten Zeiten im Unternehmen - Flexibilität
Deine Post immer im Zugriff jederzeit und an jedem Ort - Transparenz und Kontrolle
Die Möglichkeit zur Nachverfolgung ist jederzeit gegeben - Neue Möglichkeiten
Leite Post weiter, teile deine Post mit Mitarbeitern oder stelle Rückfragen zu deiner Post in einem Tool
Herausforderungen
Dokumenten-Management, elektronische Archivierung von kaufmännischen Belegen, E‑Akten, Korrespondenz, E‑Mails, Dokumentationen, Zeichnungen und alle sonstigen Dokumente.
New Work
Arbeiten wird ortsunabhängig – deine Dokumentenprozesse müssen das auch sein. Statt Aktenordner im Büro brauchst du sicheren Zugriff über den Browser, egal ob im Homeoffice oder unterwegs.
Remote
Ob Vertragsfreigabe, Rechnungsprüfung oder Personalvorgang – Freigabe- und Signaturprozesse müssen auch ohne physische Anwesenheit funktionieren. Mit Alos Smart Sign unterschreibst du eIDAS-konform von jedem Endgerät aus.
Verteilung
Eingehende Post und Dokumente müssen automatisch bei den richtigen Personen landen – unabhängig davon, wo diese gerade arbeiten. Alos Smart Inbox übernimmt die digitale Verteilung inklusive Eskalationsmanagement bei nicht zustellbarer Post.
Archivierung
Damit Informationen dauerhaft auffindbar bleiben, braucht es eine revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung – zugänglich für berechtigte Mitarbeitende, unabhängig vom Standort, etwa über den Kyocera Cloud Information Manager (KCIM).
Prozessablauf
ALOS verbindet Software und, wo nötig, Hardware unterschiedlicher Hersteller zu einer durchgängigen Information-Management-Lösung: von der Erfassung mit ALOS Scan VR über die Verteilung mit ALOS Smart Inbox bis zur ortsunabhängigen Ablage im DMS/ECM oder im Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) – und ersetzt so papiergebundene Geschäftsprozesse durch digitale Workflows.
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Methodiken: Dokumenten-Management
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Abteilungen: Einkauf, Kundenservice, Personalwesen, Poststelle, Produktion, Rechnungswesen, Vertragswesen
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Compliances: DSGVO
- Eine durchgängige Gesamtlösung garantiert konsistente, immer aktuelle Daten.
- Schnellere Prozesse führen unternehmensweit zu mehr Produktivität.
- Arbeitserleichterungen motivieren Mitarbeiter.
Image- und Data-Capturing
Unser Image- und Data-Capturing bietet ganzheitliche, flexible Lösungen, die eine automatisierte Informationserfassung ermöglichen sowie anspruchsvolle Erkennungstechnologien.
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